ノベルティを郵送する時、送付状をつけるかどうか迷っている方や、送付状の内容はどのようにすればよいのか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。折角のノベルティが引き立つような送付状を作るコツを覚えてしまいましょう。

今回は、そういった送付状の書き方やマナー、あるいはちょっとした工夫などについて、詳しく解説したいと思います。

ノベルティでビニール袋を配布するメリットは？デザインのポイントも

そもそも送付状とは？

まずは送付状とはどのようなものかについて、確認しておきましょう。送付状とは、郵送した品物や書類などとセットで送る書類のことを示します。送付状という呼び方以外に、添え状、挨拶状、送り状、英語圏ではカバーレター（cover letter）といった名前で呼ばれることもありますが、基本的にはどれも同じものを示しています。

送付状は「送付した封筒の中に、何が入っているのか」や「誰がいつ、だれ宛に送ったか」などを明確に伝えるために同封します。ビジネスシーンで書類や履歴書などを郵送する場合、送付状は必須と言われることが多いのですが、ノベルティなどでも郵送する場合は送付状を同封した方がよいでしょう。

なぜならば、送った側は何をどれくらい送ったかについて把握していますが、受け取った側は必ずしもそうとは限りません。「もしかしたら、同封するのを忘れているのではないか？」といった不安や疑問を抱かせてしまうようなことを防ぐ必要があるからです。

ノベルティを郵送する場合の送付状の書き方は？

では、具体的な送付状の書き方について確認してみましょう。まず、原則として記載する項目として、「日付」「相手の名前（宛名）」「自分の名前（差出人名）」「挨拶文」「送るものの名前と個数」「自分の連絡先」があげられます。

もちろん、送付する品物によって、あるいは相手と自分の関係性などによって内容は変化しても問題ありません。また、既にテンプレートがある場合は、そちらを基準にして検討すると良いでしょう。#日付郵送トラブルなどによって、届くのが遅れてしまう可能性もありますので、日付は記載しましょう。

発送手続きを行う日が明確になっていない場合は、送付状を作成した日でも構いません。ただ、送付状を作成してから郵送するまで時間があいてしまった場合は、日付を改めた送付状に差し替えましょう。#相手の名前相手の名前の記載がないと、間違った相手にノベルティが渡ってしまう可能性がありますので、分かる場合は相手のフルネームを記載します。

本名が不明である場合は相手の役職名などでも構いませんし、チームや部課に対して送る場合は「人事部御中」といった書き方で対応します。

#自分の名前誰から送られたものかを分かりやすくするため、差出人である自分の名前も記載しましょう。#挨拶文挨拶文は、「拝啓」から始まり、時候の挨拶などを述べるのが一般的なスタイルです。そこから続けてなぜこれを送付したのかといった、送付の経緯詳細や、感謝の気持ちなどを書きましょう。

#送るものの名称や個数必要に応じて、送付するノベルティの名前や個数を記載します。例えば「ボールペン 1本」といった形式となります。ただし、この項目については必須ではなく、あえてこれらの情報を明記しないこともあります。

例えば、種類の違うノベルティを各所に送るような場合、ノベルティの取り違えが発生するリスクを考慮して、「記念品」といった表現で対処することも可能です。#自分の連絡先ノベルティを送付する場合、相手から返礼や、送ったものに対する問い合わせが来る可能性があります。

このような時に相手が「連絡先は？」と調べる手間が生じないよう、住所・電話番号・メールアドレスなどのうち、公開可能な情報を記載するようにしましょう。

より具体的な送付状の挨拶文は？

送付状の挨拶文については、原則としてはビジネスシーンで用いる「拝啓」で始まり、「敬具」で終わるような、手紙の挨拶文をベースに検討しましょう。

送付状は手紙ではないため、基本は簡潔に記載することになります。また、時候の挨拶についてなどは、送る季節に適した表現に書き換えましょう。#店舗から顧客へ送るケース（〇周年記念）拝啓時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

さて、当店は〇年〇月に〇周年を迎えることとなりました。〇〇様の温かいご支援の賜物と、スタッフ一同、深く感謝し申し上げます。つきましては、ささやかではございますが、感謝の気持ちとして、記念品をお送りさせていただきます。

今後とも、変わらぬご愛顧のほど宜しくお願い申し上げます。敬具#会社から会社へ送るケース（新年の挨拶）謹啓謹んで新春をお祝い申し上げます。旧年中は格別のご厚誼を預かり、誠にありがとうございました。つきましては、感謝の気持ちといたしまして、ささやかながらノベルティを送付させていただきます。

ご笑納いただければ、幸いに存じます。末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。本年もご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。謹白

送付状を作る際に注意したいポイントは？

その他、送付状を作る時に注意したいポイントと言えば、「1枚にまとめる」という点です。送付状の最大の目的は「誰から、いつ、どれくらいのものが送られてきたか」がすぐに分かるという点なので、長文を書き連ねる必要はありません。

何らかの理由で相手にメッセージを届けたい場合は、手紙として別途作成して添える方がよいでしょう。また、送付状を封入する際、入れる順番にも注意が必要です。送付状は郵送したものの説明に当たるため、最初に相手の目に触れて貰うことが望ましいでしょう。

送付状が一番上になるように注意しつつ、紙面が折れ曲がるようなことがないように、丁寧に入れてください。最後に、送付状は手紙などとは趣旨の異なるものですので、過剰に手書きにこだわる必要はありません。

パソコンで作成する場合は、A4サイズの白い紙を用いるのが一般的です。手書きの方が早い・良いと感じるのであれば手書きでも構いませんが、あまり紙などにこだわりすぎない方が良いでしょう。

ノベルティを送付する作業の外注って？

もしもノベルティの送付に対して「そこまでの人員を割けない！」というのであれば、一連の作業をアウトソーシングしてしまうという手もあります。封入作業や送付状作成なども一括して請け負って貰えるので、作業の手間が解消できることに加えて、封入ミスなども極力抑えられるはずです。

外注先によってはノベルティの在庫管理などにも対応しているので、チェックしてみるのがおすすめです。

ノベルティの送付状は基本を守れば簡単！

送付状の作成を始めると、ついつい「相手に失礼のないように」という気持ちになって、緊張してしまう人も多いのではないでしょうか。ノベルティを送る際の送付状で、大事なことと言えば、「誰が、いつ、誰に、なぜ、これを送付したのか」を端的にお伝えすることです。

基本や注意点をしっかりと確認した上で、まずはテンプレートを作成してみましょう。